В 2026 году сдавать ЕФС-1 нужно по новой форме

   СФР приказом от 17.11.2025 № 1462 утвердил новую форму ЕФС-1, а также порядок ее заполнения (далее – Порядок № 1462). Кроме того, вступает в силу новый формат для представления формы (приказ СФР от 17.11.2025 № 1463).

   Некоторые изменения носят технический характер.

   В п. 46 Порядка № 1462 больше не упоминается формат кода трудовой функции в графе 6 подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. Однако сам формат сохранился, поскольку в Порядке осталось указание на то, что код трудовой функции указывается в соответствии с Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-2014 (МСКЗ-08).

   При работе в территориальных условиях (РКС, МКС и др.) в режиме неполного рабочего дня в подразделе 1.2 указывается доля ставки (п. 60 Порядка № 1462).

   В графе 7 "Дополнительные сведения" сведений о стаже (подраздел 1.2) при командировании работника в установленном порядке за пределы территории, подвергшейся радиоактивному загрязнению, указывается новый код "ЧАЭСКОМ" (новый п. 85 Порядка № 1462).

   В графе 16 подраздела 1.3 ЕФС-1 добавилось значение категорий. При наличии третьей квалификационной категории нужно будет указывать "4" (п. 132 Порядка № 1462).

   Также внесены изменения, которые повлияют на порядок заполнения и представления формы. Рассмотрим их подробнее.

   Отмена представления ЕФС-1 с типом "Назначение выплат по ОСС"

   Действующий порядок представления формы ЕФС-1, утв. приказом СФР от 17.11.2023 № 2281 (далее – Порядок № 2281), обязывает страхователей представлять сведения о страховом стаже (в составе подраздела 1.2 формы ЕФС-1) в случае обращения работника (исполнителя по ГПД) с заявлением о предоставлении отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком. Как указано в п. 55 Порядка № 2281, эти сведения позволяют учитывать период работы в текущем году.

   Сведения представляются в отношении всех работников (а не только тех, которые имеют право на досрочную пенсию), при этом если в отношении лица представляется ЕФС-1 с типом "Назначение выплат по ОСС", то по окончании года на него обязательно подаются сведения с типом "Исходная", даже если вредных, территориальных и иных условий для подачи подраздела 1.2 формы ЕФС-1 у работника нет.

   В обновленной форме ЕФС-1 поля "Назначение выплат по ОСС" больше нет. Поэтому страхователи не должны подавать сведения на лиц, которые уходят в отпуск по БИР или в отпуск по уходу за ребенком. Полагаем, это связано с тем, что размер пособия по уходу за ребенком не зависит от страхового стажа, а для размера пособия по беременности и родам имеет значение только то, больше или меньше 6 месяцев такой стаж.

   Отмена представления ЕФС-1 по дистанционным и надомным работникам

   В пункте 4 Порядка № 2281 установлена обязанность представлять сведения о трудовой и иной деятельности на всех застрахованных лиц, в том числе работающих дистанционно, с которыми заключены или прекращены трудовые (служебные) отношения. В п. 4 нового Порядка № 1462 дистанционные работники не упоминаются, код "ДИСТ" больше не используется в новом документе.

   Таким образом, сведения о переводе в отношении дистанционных работников больше представлять не нужно. А сведения о приеме и увольнении этих работников предоставляются в обычном порядке.

   При этом из нового Порядка № 1462 также исчезло упоминание кода "НДОМ".

   А кроме того, реализована возможность одновременного указания кодов "НЕПД" и "НЕПН" (см. подробнее информацию СФР). Тем самым решена проблема представления сведений о сотрудниках, которые приняты на неполное рабочее время в удаленном (дистанционном) режиме или на дому, поскольку (как указывал ранее СФР) нельзя одновременно указывать в подразделе 1.1 формы ЕФС-1 коды "НЕПД", "НЕПН", "НДОМ" и "ДИСТ" (подробнее см. комментарий к письму от 18.06.2024 № 19-20/27389).

   Заметим, отмена обязанности представлять данные о дистанционных и надомных работниках носит общий характер. Иными словами, не нужно представлять сведения, например, о прекращении режима удаленной работы, даже если представлялись сведения о его начале. А если уволен работник, который был принят на дистанционную работу, то сведения об увольнения подаются без указания кода "ДИСТ".

   Определен порядок заполнения ЕФС-1 при переводе на полное рабочее время с неполного

   При приеме или переводе работника на неполное рабочее время в графе 6 "Код выполняемой функции" подраздела 1.1 формы ЕФС-1 указывается код "НЕПД" (для неполного рабочего дня) или код "НЕПН" (для неполной рабочей недели). Порядок заполнения графы 6 при отмене неполного рабочего времени в настоящее время не прописан.

   В новой редакции п. 46 Порядка № 1462 указано, что при отмене режима неполного рабочего времени представляется кадровое мероприятие "ПЕРЕВОД" без указания в графе "Код выполняемой функции" кодов "НЕПД" или "НЕПН".

   Необходимо подавать ЕФС-1 в отношении иностранцев, не застрахованных на ОПС

   При подаче формы ЕФС-1 в составе подразделов раздела 1 заполняется поле "Статус застрахованного лица". В него добавлен новый код – "МДИГ", который необходимо указывать в отношении иностранных граждан, подлежащих в соответствии с международными договорами обязательному пенсионному страхованию и (или) обязательному социальному страхованию.

   Фактически введение указанного кода означает обязанность подавать сведения в составе формы ЕФС-1 (например, при приеме на работу) в отношении лиц, которые не застрахованы по обязательному пенсионному страхованию. Например, к таким лицам относятся граждане КНР (не ВКС), временно пребывающие на территории РФ и работающие по трудовым договорам в российской организации (п. 2 ст. 12 Соглашения между Правительством России и Правительством КНДР о временной трудовой деятельности граждан РФ в КНР и граждан КНР в РФ, заключено в г. Пекине 03.11.2000).

   Такие разъяснения СФР приводил ранее.

   В разделе 2 определен порядок заполнения показателя "Численность инвалидов"

   По действующим правилам в разделе 2 формы ЕФС-1 в поле "Численность работающих инвалидов" указывается списочная численность работающих инвалидов в отчетном периоде (п. 161 Порядка № 2281). При этом она определяется по правилам расчета численности работников, утвержденным Росстатом (на текущий момент правила установлены приказом Росстата от 16.12.2024 № 647, далее – Указания № 647). Отметим, что списочная численность в соответствии с п. 16 Указаний № 647 определяется за каждый день. Исходя из этого, есть неопределенность с заполнением поля "Численность работающих инвалидов", если такие сотрудники были в каком-то из отчетных периодов, но потом были уволены или их количество изменилось.

   Порядок № 1462 решает эту проблему. Теперь в поле "Численность работающих инвалидов" указывается численность работающих инвалидов, на выплаты или иные вознаграждения которым начисляются страховые взносы на травматизм в отчетном периоде.

   Отметим, аналогичная проблема с полем "Численность работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными производственными факторами" остается актуальной, поскольку списочная численность – это показатель, который формируется каждый день.

   На титульном листе указывается ОКВЭД, который определит Росстат

   Еще одно новшество в порядке заполнения ЕФС-1 связано не с изменением порядка заполнения формы, а с общими изменениями законодательства. Речь об указании кода ОКВЭД на титульном листе формы.

   Напомним, что Федеральным законом от 28.12.2024 № 529-ФЗ (далее – Закон № 529-ФЗ) внесены поправки, которые отменяют обязанность страхователей подтверждать основной вид деятельности, представляя отдельную отчетность в СФР. Определять основной вид деятельности работодателя будет Росстат на основании сведений, которые организации и ИП подают в органы статистики. Росстат по специальной методике (утв. постановлением Правительства России от 27.05.2025 № 728) рассчитает процентные доли дохода от каждого вида деятельности и определит основной вид деятельности. Эти данные Росстат будет ежегодно не позднее 10 апреля передавать в ФНС России. А ФНС России отразит такую информацию в ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Отметим, что в ЕГРЮЛ и ЕГРИП коды видов деятельности будут подразделяться на:

• коды заявительного типа – эти коды (основного и дополнительных видов деятельности) организация или ИП указывает в регистрационных документах при создании;
• коды отчетного типа – эти коды будет присваивать основному и дополнительным видам деятельности работодателя Росстат и передавать их налоговым органам.

   В соответствии с постановлением Правительства России от 01.12.2005 № 713 основным видом экономической деятельности страхователя организации и ИП является код, указанный в ЕГРЮЛ и ЕГРИП соответственно. Таким образом, на титульном листе ЕФС-1 необходимо указывать тот код по ОКВЭД, который отражен в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) на дату подачи формы. Пока в реестрах будут коды заявительного типа, указываются они. После того, как ФНС России внесет в реестр код отчетного типа по конкретному страхователю, в ЕФС-1 необходимо будет указывать его.

Это касается и вновь созданных организаций, поэтому для них больше нет отдельного порядка заполнения кода ОКВЭД.

   При этом сохранилась обязанность по подтверждению основного вида деятельности обособленных подразделений и структурных подразделений, выделенных в самостоятельные классификационные единицы. Порядок такого подтверждения утвердил Минтруд России приказом от 24.07.2025 № 463н, именно подтвержденный таким образом код необходимо указывать на титульном листе ЕФС-1. Это закрепили в п. 26 нового Порядка № 1462.

   Поскольку приказы о новых форме и формате ЕФС-1 вступают в силу 30.12.2025, то формально сведения, подаваемые после указанной даты, необходимо представлять с учетом изменений.