УПД с 1 января 2026 года: кто обязан применять и как безболезненно перейти

С 2026 года организации и ИП перейдут на обязательное использование универсальных передаточных документов (УПД), составляемых в электронной форме. Рассказываем, что из себя представляет УПД, зачем его использовать, чем обусловлен переход на обязательное применение УПД и как он будет осуществляться.

Что такое УПД и как его оформлять

Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, который объединяет в себе счет-фактуру и первичный отгрузочный документ (товарную накладную по форме ТОРГ-12 или акт выполненных работ, оказанных услуг).

Использование УПД позволяет компаниям вместо нескольких документов по одной и той же сделке формировать один сводный документ, подтверждающий как факт заключения договора, так и факт передачи товарно-материальных ценностей или результатов выполненных работ (оказанных услуг). При оформлении УПД выставление отдельного счета-фактуры не требуется. УПД можно использовать в качестве:

первичного отгрузочного документа, включающего счет-фактуру (статус «1»);
первичного документа, содержащего сведения об отгрузке товаров или выполнении работ, без счета-фактуры (статус «2»).

В первом случае УПД заменяет собой сразу два документа – счет-фактуру и накладную (акт), а во втором – только первичный документ (накладную или акт). Формирование и выставление УПД в случаях, когда требуется только счет-фактура, не допускается (письмо ФНС №АС-4-15/16298@ от 22.08.2018).

В настоящее время использование УПД не является обязательным. УПД компании формируют в добровольном порядке на основании собственного решения. Если компания решит использовать УПД, она может формировать его как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа. Рекомендованная форма бумажного УПД приведена в письме ФНС от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96@, а электронный формат УПД установлен в соответствии с приказом ФНС РФ от 19.12.2023 №ЕД-7-26/970@.

Также компании вправе применять самостоятельно утвержденную форму УПД на бумажном носителе, но в этом случае применяемая форма должна сочетать в себе все обязательные реквизиты счетов-фактур и первичных учетных документов. Данные реквизиты перечислены в п.5 ст.169 НК РФ, а также в п.2 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Так, УПД должен содержать, в частности, следующие реквизиты:

наименование документа и дата его составления;
статус УПД;
наименование компании, составившей УПД;
сведения о продавце и покупателе;
наименование реализованного товара, работы или услуги;
дата отгрузки или передачи (сдачи);
основание передачи и получения товара, работы или услуги (реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.);
данные о транспортировке и грузе (при необходимости) – реквизиты транспортных документов, поручений экспедиторам, складских расписок;
должности, ФИО и подписи ответственных за сделку.

Используя рекомендованную или самостоятельно утвержденную форму УПД на бумажном носителе, компании должны учитывать возможные изменения в налоговом законодательстве, которые влияют на содержание счетов-фактур (для случаев оформления УПД со статусом «1»). Поэтому, если в действующую форму счета-фактуры вносятся какие-либо новые реквизиты, то в форму УПД, которую организации используют в качестве первичного отгрузочного документа, включающего счет-фактуру, также нужно внести точно такие же изменения, дополнив ее необходимыми реквизитами (письмо ФНС от 17.06.2021 №ЗГ-3-3/4368).

Кто обязан перейти на УПД с 2026 года

Как ранее было отмечено, применение УПД не носит обязательного характера. Следовательно, обязанность по переходу на применение с 2026 года УПД распространяется не на все компании.

Если компания не применяет в своей практике УПД, оформляя, скажем, товарные накладные и акты выполненных работ на бумаге, то на применение УПД с нового года она может не переходить. Если же компания товарные накладные и акты при совершении сделок формирует и передает контрагентам в форме электронных документов, то со следующего года она должна перейти на обязательное применение УПД.

Данное требование обусловлено тем, что с 1 января 2026 года будут признаны утратившими силу (приказ ФНС от 20.01.2025 №ЕД-7-26/28@):

приказ ФНС от 30.11.2015 №ММВ-7-10/551@ «Об утверждении формата представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме»
приказ ФНС от 30.11.2015 №ММВ-7-10/552@ «Об утверждении формата представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме».

Другими словами, с 2026 года электронные форматы существующих сейчас товарных накладных по форме ТОРГ-12, а также актов выполненных работ и оказанных услуг прекратят свое существование и применяться больше не будут. Поэтому для компаний, применяющих во взаимоотношениях со своими деловыми партнерами ЭДО, единственным электронным документом в XML-формате, подтверждающим отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг, станет именно УПД.

Формировать УПД нужно по формату 5.03, утв. приказом ФНС от 15.11.2024 №ЕД-7-26/1032@. Никаким другим электронным документом подтвердить отгрузку и выполнение работ в следующем году будет невозможно.

Вместе с тем, это не значит, что действующие товарные накладные и акты выполненных работ и оказанных услуг исчезнут из деловой практики. Данные документы сохранят свое хождение на бумажных носителях. Постановление Госкомстата от 25.12.1998 №132, утвердившее накладную ТОРГ-12, и постановление Госкомстата от 11.11.1999 №100, утвердившее форму акта выполненных работ, продолжат действовать и в 2026 году.

Таким образом, переход на УПД носит обязательный характер только для тех компаний, которые в настоящее время формируют и передают своим контрагентам отгрузочные документы в электронном виде. Для них применение УПД станет обязательным с 1 января 2026 года. Если же компания формирует товарные накладные ТОРГ-12 и акты выполненных работ (оказанных услуг) на бумажном носителе, то она может и дальше работать без формирования и выставления УПД. На такие компании требование о переходе на обязательное применение УПД не распространяется.

Как перейти на применение УПД

Несмотря на то, что обязательным к применению компаниями, применяющими электронные отгрузочные документы, УПД станет только с 1 января 2026 года, ФНС рекомендовала не дожидаться указанной даты и перейти к оформлению УПД уже в 2025 году. По мнению налогового ведомства, досрочный переход на применение УПД позволит компаниям избежать ошибок при внедрении новых электронных документов и плавно перевести бизнес-процессы на новые правила ЭДО.

Чтобы перейти на применение УПД компании достаточно договориться со своими контрагентами о применении ЭДО, а также заключить соответствующий договор с оператором ЭДО, который обеспечит оборот электронных документов.

При этом переход на применение УПД не требует каких-либо документальных обоснований со стороны руководства компаний. Применять УПД можно без издания отдельных приказов и распоряжений. Но если в учетной политике компании упоминаются электронные товарные накладные по форме ТОРГ-12, а также электронные акты выполненных работ (оказанных услуг), то в учетной политике имеет смысл закрепить условие, что с 2026 года компания переходит с накладных и актов на УПД.

Применение УПД в 1С-ЭДО

Для пользователей сервиса 1С-ЭДО переход на новый формат организован максимально просто:

Автоматическое переключение. С 1 января 2026 года все настройки, где используются форматы 551 и 552, будут автоматически переведены на формат УПД 5.03.
Подписание старых документов. Поступившие ранее накладные и акты в отменяемых форматах можно будет открыть и подписать и после 1 января 2026 года, как это уже было при переходе на новый формат УПД в апреле 2024 года.
Переход заранее. Для предприятий, которые хотят перейти на УПД заранее, в ближайшее время будет доступен патч с возможностью массовой смены форматов: при изменении настройки с одним контрагентом программа предложит применить то же изменение и для остальных настроек обмена. В следующем релизе 1С-ЭДО этот функционал будет встроен напрямую.

Таким образом, никаких дополнительных действий от пользователей программ 1С не требуется — система сама переключится на новый порядок, а для желающих подготовиться заранее будут доступны инструменты для плавного перехода.