Каковы налоговые последствия при вручении работодателем на ОСН подарков работникам?

     Вопрос аудитору

    Организация на ОСН подготовила новогодние подарки для работников. Стоимость каждого подарка менее 3000 рублей. Подарки вручаются без письменных договоров дарения на основании распоряжения руководителя организации. Каковы налоговые последствия?

     Отвечаем

   С точки зрения гражданского законодательства для подарков стоимостью менее 3000 руб. письменная форма договора дарения не нужна. Письменный договор необходим, только если сотрудник получает от организации подарок стоимостью свыше 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Налогообложение и обложение страховыми взносами подарков для работников имеют следующие особенности.

     НДС

    Передача права собственности на товары на безвозмездной основе признается реализацией и облагается НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ). Ссылаясь на эту норму, контролирующие органы отмечают, что стоимость подарков для физлиц включается в базу по налогу (письма Минфина России от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3748, от 16.12.2021 № 03-07-11/102497, от 15.08.2019 № 3-07-11/61750). Во избежание споров с ИФНС необходимо начислить и уплатить НДС со стоимости подарков. Налоговая база исчисляется из рыночной стоимости подарков (покупная стоимость). Датой определения налоговой базы по НДС при безвозмездной передаче подарков является дата вручения.

     Поскольку физлица плательщиками НДС не являются и не принимают налог к вычету, счета-фактуры при вручении подарков можно не оформлять. Достаточно зарегистрировать в книге продаж бухгалтерскую справку-расчет или иной сводный документ, в котором отражена стоимость подарков (письмо Минфина России от 08.02.2016 № 03-07-09/6171).

     Что касается входного НДС по приобретенным подаркам, его организация вправе принять к вычету в общем порядке при наличии счетов-фактур от продавца (письма Минфина России от 20.01.2025 № 03-03-06/1/3748, от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

     Налог на прибыль

     Согласно п. 2 ст. 255 НК РФ, расходами на оплату труда признаются, в частности, стимулирующие, поощрительные начисления и надбавки, премии, предусмотренные трудовыми и (или) коллективными договорами. Поощрить сотрудника можно не только премиально, но и путем вручения подарка (ст. 191 ТК РФ).

Иначе говоря, подарок, выданный работнику за трудовые достижения, считается стимулирующей выплатой, произведенной в натуральной форме. Стоимость такого подарка учитывается в расходах на оплату труда на основании п. 2 ст. 255 НК РФ.

      Подарок к Новому году для сотрудника не связан с его производственной деятельностью. Такой подарок вручается к празднику, поэтому его стоимость не уменьшает базу по налогу на прибыль (см. письма Минфина России от 08.10.2024 № 03-03-06/3/97206, от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291).

Кроме того, базу по налогу на прибыль уменьшают только те расходы, которые произведены с целью получения дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Приобретение подарков не имеет такой цели. К тому же в соответствии с п. 16 ст. 270 НК РФ не признается в расходах при расчете налога на прибыль стоимость безвозмездно переданного имущества и затраты, связанные с такой передачей.

     Следовательно, расходы на приобретение подарков для работников не учитываются при исчислении налога на прибыль.

     НДФЛ

     По общему правилу НДФЛ облагаются все полученные гражданином доходы в денежной и натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Но в отношении подарков применяется освобождение от НДФЛ в пределах 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). Чтобы понять, превышен или нет лимит, не облагаемый НДФЛ, нужно суммировать стоимость всех подарков для каждого из сотрудников, врученных с начала года. Если их сумма превысит 4000 руб., то величина превышения включается в базу по НДФЛ (см. письмо Минфина России от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).

     Поскольку подарок – это доход в натуральной форме, НДФЛ нужно удержать с ближайшей денежной выплаты, т. е. заработной платы за очередной месяц (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Если до 31.01.2026 денежных выплат в пользу работника не будет, нужно не позднее 25.02.2026 направить получателю подарка и в ИФНС по месту своего учета сообщение о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). Такое сообщение подается в составе расчета 6-НДФЛ по форме справки из приложения № 1 к этому расчету (утв. приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@) с обязательным заполнением раздела 4 справки.

     Страховые взносы (в т. ч. на травматизм)

     Договор дарения является разновидностью гражданско-правовых договоров, предмет которых – переход права собственности на имущество (п. 1 ст. 572 ГК РФ). Выплаты по таким договорам не относятся к объекту обложения взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ). Поэтому выплаты в денежной и (или) натуральной форме по договору дарения не облагаются взносами на пенсионное, медицинское и социальное страхование, на случай нетрудоспособности и в связи с материнством (письмо Минфина России от 31.10.2022 № 03-04-06/105519).

     В части взносов на травматизм уплата возможна, если это предусмотрено условиями договора выполнения работ или оказания услуг. Однако договор дарения не может предусматривать выполнение работ (оказание услуг). Таким образом, не возникает объекта обложения взносами на травматизм.

     Во избежание претензий со стороны контролирующих органов целесообразно с каждым из сотрудников оформить письменный договор дарения, даже если стоимость подарка не превышает 3000 руб.