Кто и когда должен подавать в Роскомнадзор уведомление о прекращении обработки персональных данных

В настоящее время действуют три формы обязательных уведомлений, направляемых в Роскомнадзор организациями, ИП и самозанятыми (приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 №180):

Уведомление о намерении осуществлять обработку персональных данных;
Уведомление об изменении сведений, содержащихся в уведомлении о намерении осуществлять обработку персональных данных;
Уведомление о прекращении обработки персональных данных.

Все эти уведомления необходимы Роскомнадзору для ведения реестра операторов персональных данных. Получая сведения из уведомлений, ведомство вносит компанию в реестр, указывая в нем ее основные характеристики как оператора персональных данных: адрес, контактные данные, вид обрабатываемых сведений, правовые основания для обработки, данные об ответственных лицах и т.д.

Причем, как видно из названий уведомлений, первые две формы используются для внесения в реестр перечисленных сведений об операторе и актуализации этих сведений, а последняя – для аннулирования ранее поданных в Роскомнадзор сведений. На основании уведомления о прекращении обработки персональных данных Роскомнадзор исключает компанию из реестра операторов, и компания утрачивает официальный статус оператора персональных данных. Данное уведомление носит не факультативный, а именно обязательный характер.

Представлять в Роскомнадзор уведомление о прекращении обработки персональных данных компании должны на основании ч.7 ст.22 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных». В соответствии с данной нормой подать такое уведомление компании обязаны в течение 10 рабочих дней, начиная с даты прекращения обработки персональных данных.

При этом уведомление нужно подавать исключительно в случаях, когда компания полностью прекращает работу с персональными данными и возобновление такой работы в дальнейшем исключается. В любых других случаях представлять уведомление о прекращении обработки персональных данных не требуется.

Неисполнение обязанности по направлению уведомления о прекращении обработки персональных данных может грозить компании разного рода негативными последствиями. Законодательство не предусматривает административных штрафов непосредственно за непредставление этого уведомления, равно как и за нарушение сроков его представления. Но присутствие компании в реестре операторов персональных данных при фактическом прекращении ею работы с персональными данными служит поводом для проведения проверок Роскомнадзора и предъявлении претензий со стороны физлиц – субъектов персональных данных.

Кто и когда должен сдать уведомление о прекращении обработки персональных данных

Действующее законодательство прямо не устанавливает исчерпывающего перечня оснований для прекращения обработки персональных данных, при наличии которых в Роскомнадзор нужно направлять соответствующее уведомление. Вместе с тем данные основания перечислены в самой форме уведомления, приведенной в приложении №3 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 №180. Так, уведомление о прекращении обработки персональных данных необходимо направлять в следующих случаях:

при ликвидации организации;
при прекращении деятельности организации по причине ее реорганизации;
при прекращении деятельности ИП и снятии его налогового учета;
при прекращении физлицом статуса самозанятого, применяющего налоговый режим «Налог на профессиональный доход»;
при аннулировании лицензии на осуществление деятельности оператора персональных данных;
при принятии судом решения о принудительном прекращении оператором деятельности по обработке персональных данных;
при наступлении срока или условия прекращения обработки персональных данных, ранее указанных в уведомлении о начале обработки персональных данных.

Что касается последнего основания, то оно возникает в тех случаях, когда компания изначально указывает в уведомлении об обработке персональных данных конкретный срок (условие), в течение которого она планирует обрабатывать персональные данные физлиц. Например, компания может указать в первоначальном уведомлении, что обработка персональных данных будет ею осуществляться исключительно в рамках оговоренного мероприятия (контракта). По завершении данного мероприятия обработка персональных сведений прекращается, и компания должна подать уведомление о таком прекращении.

Частичное прекращение обработки персональных данных не является основанием для исключения компании из реестра операторов Роскомнадзора. Если компания сокращает цели обработки персональных сведений (в частности, при завершении определенного вида деятельности), она должна направить в Роскомнадзор уведомление об изменении сведений, содержащихся в реестре операторов (приложение №2 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 №180), а не уведомление о прекращении обработки персональных данных.

Как заполнить и подать уведомление о прекращении обработки персональных данных

Уведомление о прекращении обработки персональных данных нужно подавать по форме, приведенной в приложении №3 к приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 №180. В уведомлении необходимо указать следующие сведения:

наименование территориального органа Роскомнадзора;
наименование компании-оператора (ФИО предпринимателя или самозанятого);
адрес местонахождения компании-оператора;
ИНН и ОГРН компании-оператора (для ИП и самозанятых только ИНН);
регистрационный номер компании в реестре операторов;
основание прекращения обработки персональных данных (ликвидация, реорганизация и т.д.);
дата прекращения обработки персональных данных.

Заполнить уведомление можно как на портале Роскомнадзора, так и в программе 1С:Бухгалтерия 8. Заполненное уведомление нужно распечатать, подписать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора по месту налогового учета компании (месту жительства ИП или самозанятого). Подавать уведомление о прекращении обработки персональных данных в электронной форме по ТКС в настоящее время нельзя.

Получив уведомление, Роскомнадзор в течение 30 дней должен исключить компанию из реестра операторов персональных данных, удалив из него все ранее внесенные сведения о компании (ч.4.1 ст.22 Федерального закона от 27.07.2006 №152-ФЗ).