Как правильно вернуть излишне удержанный НДФЛ и отразить в расчете 6-НДФЛ?

ФНС России в письме от 17.06.2025 № БС-4-11/5838@ разъяснила, как поступить работодателю, который в 2025 году обнаружил излишне удержанный НДФЛ у работника в 2021 году. Статья 231 ГК РФ содержит правила возврата излишне удержанного налога.

Если налоговый агент обнаружил излишнее удержание налога, он обязан сообщить об этом налогоплательщику в течение 10 дней со дня обнаружения. Для возврата налога необходимо письменное заявление налогоплательщика с указанием банковского счета для перечисления денежных средств.

Налоговый агент обязан перечислить налог на счет налогоплательщика в банке в течение 3 месяцев со дня получения от него заявления. После получения заявления налоговый агент должен принять следующее решение.

Самостоятельно вернуть налог за счет уменьшения предстоящих платежей по доходам этого налогоплательщика, а также по доходам иных налогоплательщиков.

Обратиться в налоговый орган за возвратом налога, если суммы предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата налога в срок. Заявление о возврате следует подать в налоговый орган в течение 10 дней с момента получения заявления от налогоплательщика. Вместе с заявлением на возврат налоговый агент должен представить налоговому органу выписку из регистра налогового учета за соответствующий налоговый период и документы, подтверждающие излишнее удержание и перечисление суммы налога, а именно бухгалтерские справки, пояснения, расчетно-платежные ведомости с исправлением ошибки (письма ФНС России от 13.08.2014 № ПА-4-11/15988, Минфина России от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Налоговый агент может перечислить излишне удержанный налог физическому лицу за счет собственных средств до его возврата из бюджета. Если срок возврата нарушен, на сумму, подлежащую возврату, начисляются проценты за каждый день просрочки с учетом ставки рефинансирования ЦБ РФ.

При этом ФНС России, руководствуясь п. 6 ст. 81 НК РФ, рекомендует налоговому агенту внести изменения в расчеты 6-НДФЛ за период 2021 года, в котором было излишнее удержание налога, и представить их в налоговый орган. Излишне удержанная сумма налога отражается по строке 180 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Уточненный расчет 6-НДФЛ подается с корректирующими справками о доходах и суммах НДФЛ (приложение № 1 к расчету) только в отношении тех работников, данные которых уточняются.

Возврат излишне удержанной суммы НДФЛ производится налоговым агентом в 2025 году, поэтому он отражается в разделе 1 (строки 030, 031–036) и в разделе 2 (строки 190, 191–196) за тот период 2025 года, в котором осуществляется возврат.