С 1 сентября 2026 года участники грузовых перевозок должны использовать электронные перевозочные документы (ЭПД), в том числе электронную транспортную накладную (ЭТрН).

В связи с переходом на обязательный электронный документооборот у бизнеса возникает множество практических вопросов: какие документы необходимо оформлять в электронном виде, можно ли использовать бумажные документы, кто составляет ЭТрН и как подписывать электронные перевозочные документы.

Минтранс России опубликовал ответы на вопросы бизнеса по применению ЭТрН и других электронных перевозочных документов. Собрали наиболее важные разъяснения.

Общие вопросы по переходу на ЭПД

1. Какие документы с 1 сентября 2026 года должны составляться в электронном виде?

В электронном виде формируются транспортная накладная, заказ-заявка при автомобильных перевозках, транспортная железнодорожная накладная, грузовая накладная при воздушных перевозках, а также экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка.
Случаи, когда эти документы могут оформляться на бумажном носителе, установлены приказом Минтранса России от 01.06.2026 № 262.

2. Установлен ли переходный период после 1 сентября 2026 года?

Нет. Дополнительный переходный период не установлен.
Минтранс России и ФНС России также обращали внимание, что отсутствие периода, в течение которого не применяется ответственность, не означает переноса срока вступления требований об обязательном использовании ЭПД.

3. Допускается ли смешанный документооборот по одной перевозке?

Нет. По одной и той же перевозке смешанный документооборот законодательством не предусмотрен.
Если документооборот начат на бумажном носителе, он завершается на бумаге. Если перевозка оформлена в электронном виде, дальнейший обмен документами также осуществляется в электронном виде.
Например, если грузоотправитель оформил ЭТрН, все участники перевозки должны работать с электронным документом и подписать соответствующие титулы.

4. Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую?

Нет. Обмен ЭПД и направление документов в ГИС ЭПД осуществляются через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД, включенных в реестр Минтранса России.

5. Могут ли иностранные лица участвовать в обмене ЭПД?

Да, но через аккредитованных российских операторов ИС ЭПД.
Иностранное лицо должно быть зарегистрировано в России и иметь электронную подпись. При этом для отдельных категорий иностранных участников перевозки предусмотрены исключения, при которых транспортная накладная может оформляться на бумажном носителе.
ЭПД оформляются в рамках перевозок по территории России. При международной перевозке до границы используется CMR-накладная, которая не направляется в ГИС ЭПД.

Автомобильные перевозки: транспортная накладная и путевой лист

1. Кто составляет транспортную накладную?

Если договором перевозки не предусмотрено иное, транспортную накладную составляет грузоотправитель.
Грузоотправителем признается сторона договора перевозки груза, действующая от своего имени или от имени владельца груза. Если грузоотправителем является экспедитор, при заполнении документа указываются его реквизиты с отметкой «является экспедитором».

2. Обязательна ли ЭТрН при перевозке груза автомобилем массой до 3,5 тонн?

Да, если заключается договор перевозки груза.
Ограничение по массе транспортного средства связано с обязанностью перевозчиков регистрироваться в соответствующем реестре и не освобождает от обязанности оформлять транспортную накладную.

3. Нужно ли оформлять транспортную накладную при перевозке собственного груза собственным транспортом?

Нет. В этом случае договор перевозки между одним и тем же лицом не заключается.

4. Обязательно ли с 1 сентября 2026 года оформлять путевой лист в электронном виде?

Нет. Путевой лист может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде.
Исключения установлены для отдельных видов перевозок, в том числе при перевозке определенной маркируемой продукции.
Если оформляется электронный путевой лист, он направляется в ГИС ЭПД.

5. Нужно ли оформлять транспортную накладную при перевозке между филиалами одной организации?

Нет, если организация перевозит груз собственным транспортом и договор перевозки не заключается.
Если для перевозки привлекается сторонний перевозчик по договору, необходимо оформление ЭТрН.
При этом для отдельных ситуаций, в том числе когда грузоотправитель одновременно является грузополучателем, предусмотрена возможность оформления транспортной накладной на бумажном носителе.

6. Можно ли оформить одну ЭТрН на несколько партий груза?

Да, если все партии перевозятся в одном транспортном средстве, отправляются от одного грузоотправителя одному грузополучателю и следуют из одного места погрузки в одно место выгрузки.
Если груз направляется нескольким грузополучателям, потребуется оформить отдельные ЭТрН.

7. Нужно ли оформлять отдельную ЭТрН на каждую перегрузку при замене транспортного средства?

Нет, если перевозчик не меняется. Информация о замене транспортного средства отражается в рамках одной ЭТрН.

8. Обязана ли сторона указывать массу груза в транспортной накладной?

Масса указывается в случаях, предусмотренных Правилами перевозки грузов.
Для навалочных, насыпных, наливных грузов и контейнеров указание массы обязательно. Она определяется путем взвешивания или расчетным методом.

9. Можно ли исправлять ЭТрН?

Да, участники информационного взаимодействия могут вносить изменения в ЭТрН, за исключением сведений, исправление которых законодательством не допускается.

Например, нельзя изменить:
— сведения грузоотправителя о передаче груза при его приемке перевозчиком;
— замечания перевозчика при приемке груза;
— сведения о приемке груза грузополучателем;
— замечания перевозчика о выдаче груза.

Если оператор обнаружит ошибки в сведениях, представленных в ГИС ЭПД, исправленные файлы необходимо представить в течение 5 календарных дней после получения уведомления.

10. Можно ли отозвать или аннулировать ЭТрН после принятия в ГИС ЭПД?

Нет. Правилами не предусмотрена процедура отзыва или аннулирования ЭТрН, принятой ГИС ЭПД.

11. Можно ли формировать «черновики» ЭПД в ГИС ЭПД?

Нет. Направление черновиков в ГИС ЭПД правилами обмена не предусмотрено.

12. Требуется ли транспортная накладная при перевозке отходов?

Если заключается договор перевозки груза автомобильным транспортом, необходимо оформить ЭТрН.
Дополнительно необходимо соблюдать требования специального законодательства и оформлять документы, предусмотренные для перевозки соответствующих грузов.
Если договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется.

13. Распространяется ли обязанность оформления ЭТрН на перевозку по договору возмездного оказания услуг?

Если фактически оказывается услуга по перевозке груза, применяются нормы законодательства о перевозке грузов независимо от формулировки договора.

Подписание ЭПД и предъявление документов

1. Какими видами электронной подписи подписываются ЭПД?

ЭПД могут подписываться УКЭП юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также УКЭП или УНЭП физического лица в предусмотренных законодательством случаях.
Для отдельных операций допускается использование простой электронной подписи.

2. Может ли водитель подписывать ЭТрН простой электронной подписью?

Да. Водитель может использовать ПЭП или УНЭП при условии последующего подписания ЭТрН УКЭП или УНЭП перевозчика.

3. Может ли грузополучатель — физическое лицо использовать ПЭП?

Да. В предусмотренных законодательством случаях грузополучатель — физическое лицо может использовать простую электронную подпись.

4. Требуется ли машиночитаемая доверенность при подписании ЭПД представителем?

Да. Если ЭПД подписывает представитель юридического лица или индивидуального предпринимателя, его полномочия должны быть подтверждены доверенностью, в том числе машиночитаемой.

5. Проверяет ли ГИС ЭПД объем полномочий по МЧД?

Нет. Правилами не предусмотрена обязанность ГИС ЭПД проверять полномочия подписанта.

6. Кто отвечает за достоверность сведений в файле обмена?

Ответственность несет лицо, подписавшее соответствующий файл обмена.

7. Как водитель может предъявить ЭПД при проверке на дороге?

Водитель может предъявить перевозочные документы в электронном виде или предоставить их бумажную копию.

8. Что делать при нестабильном доступе к интернету в точке погрузки или в пути?

Нестабильное интернет-соединение само по себе не должно препятствовать оформлению ЭПД.
Документы могут быть сформированы в другой точке и переданы водителю для предъявления при проверке.

9. Как подписывается электронный путевой лист медицинским работником?

Сведения о медицинском осмотре заверяются собственной УКЭП медицинского работника.
Подписание от имени медицинской организации и приложение машиночитаемой доверенности в этом случае не требуются.

Источник: разъяснения Минтранса России.

Переход на ЭПД требует не только соблюдения новых правил, но и правильной организации электронного документооборота.

Если вы хотите разобраться, как работать с ЭТрН и другими ЭПД в 1С, специалисты ЛОГАСОФТ помогут подобрать подходящее решение и настроить работу с электронными перевозочными документами.
8 (817) 223-10-20 / info@logasoftplus.ru