Должен ли работодатель обеспечить взаимодействие ИС с Госуслугами при ведении КЭДО?

Минтруд России рассмотрел вопрос, в каких случаях работодатели, перешедшие на кадровый электронный документооборот (КЭДО), обязаны обеспечить взаимодействие своих информационных систем с Единым порталом государственных и муниципальных услуг (далее – Госуслуги).

Работодатель самостоятельно принимает решение о переходе на КЭДО и вводит его локальным нормативным актом (ЛНА) (ч. 1 и 2 ст. 22.2 ТК РФ). Порядок введения КЭДО, а также перечень документов, в отношении которых применяется КЭДО, закрепляются в ЛНА работодателя, например, в Положении о КЭДО (ч. 1 и 2 ст. 22.1, ч. 2 и 3 ст. 22.2 ТК РФ).

Если работник и работодатель перешли на КЭДО, то обмен документами между сторонами ведется с использованием информационной системы, применяемой для КЭДО (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ). Это может быть Единая цифровая платформа "Работа в России" или информационная система работодателя.

При формировании электронных документов, связанных с работой, работодатель обязан соблюдать Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утв. приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (подробнее см. комментарий). Соблюдать эти требования нужно независимо от информационной системы, в которой работодателем ведется КЭДО.

Трудовой кодекс РФ не обязывает всех работодателей, перешедших на КЭДО, обеспечивать взаимодействие информационной системы с Госуслугами. По мнению Минтруда России, такая обязанность возникает, только если соблюдаются все условия (ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ):

• работник подписывает электронные кадровые документы простой электронной подписью;
• работник в качестве способа получения документов, связанных с работой, в своем заявлении указал получение этих документов на Госуслуги.

В остальных случаях обеспечение интеграции информационной системы работодателя и Госуслуг является правом, а не обязанностью работодателя.

Напомним, что Правила взаимодействия информационной системы работодателя, которая обеспечивает подписание и хранение электронного документа и фиксирует факт его получения сторонами трудовых отношений, и ФГИС "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" утверждены постановлением Правительства России от 01.07.2022 № 1192.