Как бизнесу работать с машиночитаемыми доверенностями

В современном мире и стремительной растущей цифровизации общества электронная подпись является необходимым атрибутом ведения предпринимательской деятельности.

Электронная подпись - это цифровой аналог рукописной подписи. Электронные ключи используют в разных областях: для подписания электронных документов с контрагентами, сдачи отчётности, регистрации онлайн-кассы, участия в торгах, работы на госпорталах и т. д.

Получить электронную подпись можно в ФНС РФ. Электронная подпись выдается ИП, руководителям организаций и физическим лицам.

В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» указывается, что закрытый ключ, который получает владелец электронной подписи в удостоверяющем центре, доступен только ему и он обязан держать его в тайне. Соответственно, любая передача закрытого ключа (по сути флэшки с кодом ЭП) третьим лицам является нарушением законодательства.

В современных организациях некоторые сотрудники имеют право подписи от лица руководителя. К таким должностям относятся главные бухгалтера, юристы, сотрудники по первичному обороту. В данном случае во избежание нарушения законодательства используется машиночитаемая доверенность.

МЧД – это доверенность в электронном виде, подписанная квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая подтверждает, что сотрудник имеет право подписывать документы от имени организации.

Машиночитаемая доверенность позволяет сотрудникам представлять интересы компании в электронном документообороте с контрагентами: сдавать отчётность, выставлять счета, оформлять закрывающие документы. МЧД создается и представляется в файле формата XML.

Машиночитаемая доверенность содержит в себе следующие данные:

- название, номер и срок действия доверенности;

- сведения о работодателе (доверителе);

- сведения о сотруднике (поверенном);

- операции, которые может выполнять поверенный (полномочия).

Машиночитаемая доверенность удобна, в отличие от простой бумажной:

- во-первых, у нее есть формат и требования к содержанию;

- во-вторых, сведения из МЧД информационная система может считать автоматически.

С 1 сентября 2023 года машиночитаемая доверенность (МЧД) при подписании электронных документов физическим лицом от имени организации станет обязательной.

Переходный период достаточно короткий, поэтому нельзя оставлять важные современные процессы на самый последний срок в ожидании, что ФНС предпримет существенные меры в отношении конкретной организации.

Специалисты компании ЛОГАСОФТ занимаются выпуском электронной подписи, необходимой в эффективной работе руководителя и всей компании в целом. Также мы помогаем бизнесу настраивать машиночитаемые доверенности на основании квалифицированной электронной подписи руководителя.